ALGEMENE VOORWAARDEN
PAYROLL PLANET
Gentsesteenweg 77B
8530 Harelbeke
KBO-nummer: 0600.931.232 (SOKOLOWSKA JOWITA BV)
E-mail: jowita@payrollplanet.eu
Artikel 1. Voorwaarden
1.1 Alleen deze algemene voorwaarden, naast de eventuele bijzondere voorwaarden, zijn van toepassing op alle aanbiedingen afkomstig van PAYROLL PLANET.
1.2 Deze algemene voorwaarden zullen voorrang hebben op alle algemene voorwaarden van de opdrachtgever. De opdrachtgever wordt geacht deze voorwaarden te kennen en onherroepelijk te aanvaarden door het aangaan van de samenwerking met PAYROLL PLANET, en verzaakt daarmee uitdrukkelijk en volledig aan de toepasselijkheid van zijn/haar eigen algemene en/of bijzondere voorwaarden.
1.3 Afwijkingen van de algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen door partijen.
1.4 Indien enig beding, deel uitmakend van deze voorwaarden of van de overeenkomst nietig zou zijn, blijven ;de voorwaarden en de overeenkomst voor het overige in stand en zal het betrokken beding in overleg tussen partijen onverwijld worden vervangen door een beding dat de bedoeling van het oorspronkelijke beding zoveel mogelijk benadert.
Artikel 2. Voorwerp
2.1 PAYROLL PLANET levert deskundige kennis en hoogwaardige payrolldiensten voor internationale en lokale klanten in België.
2.2 De concreet te leveren diensten zullen nader omschreven worden in een afzonderlijke overeenkomst tussen partijen. Eventuele wijzigingen aan de in de overeenkomst voorziene diensten, modaliteiten of vergoedingen worden steeds schriftelijk tussen partijen vastgelegd.
2.3 De opdracht van PAYROLL PLANET betreft in elk geval een middelenverbintenis, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
Artikel 3. Onafhankelijkheid en samenwerking met externe partners
3.1 PAYROLL PLANET, die haar diensten in volledige onafhankelijkheid volgens eigen inzichten en bevindingen vervult, preciseert zelf in welke omstandigheden en onder welke voorwaarden zij haar opdracht uitvoert.
3.2 In het kader van de uitvoering van de opdracht heeft PAYROLL PLANET de mogelijkheid beroep te doen op externe partners. PAYROLL PLANET bepaalt zelf op welke partners zij beroep zal doen gedurende de looptijd van de overeenkomst.
3.3 PAYROLL PLANET zal enkel met externe partners werken waarvan zij de kwaliteit kan garanderen. PAYROLL PLANET zal deze kwaliteit inschatten naar best vermogen op basis van de op dat moment gekende gegevens.
3.4 PAYROLL PLANET zal deze externe partners op hun verantwoordelijkheden wijzen. PAYROLL PLANET kan echter niet aansprakelijk worden gesteld indien deze externe partners de timing of overige afspraken in het kader van de opdracht niet correct naleven.
3.5 De kosten die voortvloeien uit de samenwerking met externe partners, zijn in principe eveneens opgenomen in de opgegeven vergoedingen voor de opdracht, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen of wanneer dit voortvloeit uit diensten die initieel niet voorzien waren.
Artikel 4. Offerte of aanbod per e-mail
4.1 De offertes van PAYROLL PLANET zijn vrijblijvend en, tenzij anders vermeld, 30 kalenderdagen geldig.
PAYROLL PLANET behoudt zich eveneens het recht voor haar diensten per e-mail te omschrijven, met alle voorwaarden die van toepassing zijn op de specifieke opdracht, en over te maken aan de opdrachtgever. Door te reageren op deze e-mail kan de opdrachtgever de desbetreffende opdracht en de concrete afspraken in het kader van deze opdracht aanvaarden.
4.2 Opdrachten worden pas als definitief beschouwd nadat ze uitdrukkelijk en schriftelijk door PAYROLL PLANET aanvaard zijn.
4.3 De offerte/het aanbod per e-mail van PAYROLL PLANET is enkel geldig voor diensten/goederen in het kader van een welbepaalde opdracht. Aanpassingen aan de offerte/het aanbod per e-mail zullen slechts geldig zijn na aanvaarding door PAYROLL PLANET.
4.4 De prijzen vermeld in de offerte/het aanbod per e-mail zijn een indicatie op basis van vermoedelijke diensten. Het gaat in de offertes telkens om een eerste inschatting naar best vermogen. De opgegeven prijzen kunnen steeds wijzigingen ondergaan door onvoorziene veranderingen in de opdracht.
Een afwijking tussen het offertebedrag/initieel overeengekomen bedrag en het werkelijk gefactureerde bedrag kan nooit aanleiding geven tot ontbinding van de overeenkomst door de opdrachtgever, weigering van betaling of enige andere vordering in rechte.
Artikel 5. Prijs
5.1 De overeengekomen prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders overeengekomen. Indien het BTW-tarief gewijzigd wordt voor de facturatie van de prijs, wordt de prijs van de nog te factureren diensten overeenkomstig aangepast, zelfs wanneer een prijs inclusief BTW werd overeengekomen.
5.2 Alle eventuele taksen en andere kosten zijn ten laste van de opdrachtgever.
5.3 Indien PAYROLL PLANET, door het niet of niet tijdig aanleveren van gegevens of door een gewijzigde of foutieve opdracht van de opdrachtgever, genoodzaakt is meer of andere diensten te verschaffen, zullen deze diensten aangerekend worden in regie aan het geldende uurtarief van PAYROLL PLANET, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
Artikel 6. Prijswijzigingen
6.1 De prijzen vermeld op de offerte/het aanbod per e-mail van PAYROLL PLANET zijn een indicatie, zonder rekening te houden met eventuele evoluties op de markt.
De opgegeven tarieven kunnen wijzigingen ondergaan door elementen onafhankelijk van de wil van PAYROLL PLANET.
6.2 PAYROLL PLANET heeft te allen tijde het recht om de prijzen aan te passen indien dit nodig zou zijn om eigen kosten te compenseren. PAYROLL PLANET zal de opdrachtgever voorafgaandelijk per e-mail op de hoogte stellen van een mogelijke wijziging in de opgegeven tarieven.
Artikel 7. Meerwerken
7.1 Alle diensten die initieel niet zijn overeengekomen tussen partijen, worden aangerekend in regie aan een uurtarief van 95,00 EUR (excl. BTW), tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
7.2 Indien er meer of andere diensten dienen verricht te worden door PAYROLL PLANET dan initieel overeengekomen, zullen deze steeds door PAYROLL PLANET schriftelijk worden meegedeeld (bv. via e-mail) aan de opdrachtgever. De opdrachtgever dient uitdrukkelijk en binnen een termijn van 48 uur aan te geven indien hij/zij niet akkoord zou zijn met de door PAYROLL PLANET voorgestelde bijkomende diensten.
Indien er sprake is van bijkomende diensten die noodzakelijk zijn om de opdracht op een redelijke wijze te laten vooruitgaan, is een voorafgaand akkoord van de opdrachtgever met de bijkomende diensten niet noodzakelijk en zal de bevestiging van de opdrachtgever afgeleid worden uit het oorspronkelijk akkoord met de opdracht.
Artikel 8. Facturatie
8.1 Facturatie zal gebeuren volgens de vooruitgang van de opdracht. PAYROLL PLANET heeft de mogelijkheid om tussentijds de factureren.
Facturatie zal elektronisch worden doorgestuurd naar de opdrachtgever. Alle facturen worden betaald via overschrijving op de bankrekening zoals vermeld op de factuur, op naam van PAYROLL PLANET, met vermelding van het factuurnummer.
Er wordt een betalingstermijn van 15 kalenderdagen na verzending van de factuur gehanteerd, behoudens wanneer uitdrukkelijk en schriftelijk andere betalingstermijnen overeengekomen zijn tussen partijen.
8.2 Bij aanvang van de opdracht dient de opdrachtgever de correcte facturatiegegevens door te geven en te controleren. Indien op het moment van facturatie nog een wijziging dient te gebeuren in deze gegevens, behoudt PAYROLL PLANET zich het recht voor een administratieve kost aan te rekenen aan de opdrachtgever.
8.3 PAYROLL PLANET heeft steeds de mogelijkheid om het aanvangen van de opdracht afhankelijk te stellen van betaling van een voorschot door de opdrachtgever. Indien dit het geval is zal dit uitdrukkelijk gecommuniceerd worden door PAYROLL PLANET.
8.4 Ten aanzien van de opdrachtgever-onderneming brengt elke niet-betaalde factuur vanaf de vervaldag, van rechtswege en zonder aanmaning, een verwijlinterest van 12,5 % per jaar op het factuurbedrag incl. BTW, zelfs indien een termijn van respijt wordt toegekend.
In hetzelfde geval wordt een forfaitaire schadevergoeding van 12,5 % van het totaalbedrag van de factuur ter dekking van de buitengerechtelijke inningskost aangerekend, met een minimum van 250,00 EUR, onverminderd de kosten van gebeurlijke inning of eventuele gerechtskosten die aan PAYROLL PLANET toekomen.
8.5 Indien er verschillende openstaande facturen zijn, zal de forfaitaire schadevergoeding op elk van de facturen verschuldigd zijn.
8.6 Het feit dat PAYROLL PLANET niet onmiddellijk toepassing maakt van de artikelen 8.4 en 8.5 van deze algemene voorwaarden, betekent niet dat zij afstand doet van haar recht om interesten en schadevergoedingen aan te rekenen. Afstand van recht kan niet worden vermoed.
8.7 Laattijdige betaling van één factuur zal tot gevolg hebben dat niet alleen alle diensten worden opgeschort (zonder dat dit aanleiding kan geven tot schadevergoeding in hoofde van PAYROLL PLANET), maar ook dat alle openstaande facturen onmiddellijk en voor het geheel opeisbaar worden.
Daarenboven behoudt PAYROLL PLANET zich in het kader van wanbetaling eveneens het recht voor de overeenkomst (al dan niet buitengerechtelijk) te ontbinden ten laste van de opdrachtgever.
8.8 PAYROLL PLANET kan de rechtsvorderingen die zij heeft op de opdrachtgever overdragen aan een derde. De derde zal bijgevolg de partij zijn aan wie de opdrachtgever de openstaande schuldvordering ten aanzien van PAYROLL PLANET dient te betalen. Het volstaat voor PAYROLL PLANET om de overdracht met een gewone brief of per e-mail ter kennis te brengen van de opdrachtgever.
Artikel 9. Annulatie
9.1 Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, kan de opdrachtgever de verstrekte opdracht niet meer annuleren vanaf het moment dat deze definitief aanvaard is. De aanvaarding is voltrokken door de bevestiging van het voorstel of offerte per e-mail of enig welke andere drager.
9.2 In geval van uitdrukkelijk akkoord van PAYROLL PLANET met de annulatie van de opdracht, zal de opdrachtgever in elk geval alle reeds gedane uitgaven en gemaakte kosten moeten vergoeden aan PAYROLL PLANET. Eventueel betaalde voorschotten komen eveneens integraal toe aan PAYROLL PLANET.
9.3 Bijkomend kan PAYROLL PLANET een schadevergoeding vorderen rekening houdend met de gevolgen van de annulatie. In ieder geval is de opdrachtgever bij annulatie een forfaitaire schadevergoeding, bovenop de reeds gemaakte kosten, verschuldigd aan PAYROLL PLANET ten belope van 30% van het totaalbedrag van de opdracht onder andere, maar niet-limitatief, voor de dekking van gederfde inkomsten.
In het geval PAYROLL PLANET bijkomende schade lijdt, behoudt zij zich het recht voor een hogere schadevergoeding te vorderen van de opdrachtgever. Dit geldt evenzeer in het geval de overeenkomst zou ontbonden worden ten laste van de opdrachtgever.
Artikel 10. Overmacht
10.1 Overmacht is elke gebeurtenis die een onoverkomelijke hinderpaal vormt voor de normale uitvoering voor de verplichtingen van PAYROLL PLANET en die haar dwingt de werken tijdelijk of definitief stop te zetten.
Voorbeelden hiervan zijn brand, ontploffingen, terroristische aanslagen, aard- en zeebevingen, storm of andere weersomstandigheden, oorlog of burgeroorlog, revoluties, stakingen, blokkades, rellen, epidemieën, pandemieën, machinebreuk, een handeling gesteld door de overheid of enige andere autoriteit, lock-out en de gevolgen die daaraan verbonden zijn, problemen met een leverancier, problemen met de aan te leveren materialen, …
10.2 In geval van een overmachtssituatie waardoor PAYROLL PLANET niet meer aan haar contractuele verplichtingen ten aanzien van de opdrachtgever kan voldoen, worden deze verplichtingen opgeschort tot PAYROLL PLANET alsnog in staat is om haar verplichtingen te voldoen, zonder dat PAYROLL PLANET in verzuim raakt ten aanzien van de nakoming van die verplichtingen en zonder dat PAYROLL PLANET tot enige schadevergoeding kan worden gehouden.
10.3 Indien PAYROLL PLANET gedurende meer dan twee maanden de overeenkomst niet kan uitvoeren, zullen de partijen met elkaar overleggen aangaande de toekomstige uitvoering van de overeenkomst en eventueel de herziening van de opdracht. Indien niet tot een vergelijk kan gekomen worden, zal elk van de partijen de mogelijkheid hebben de overeenkomst te beëindigen, zonder inachtname van een opzeggingstermijn of -vergoeding.
10.4 De beëindiging wegens overmacht zal aan de andere partij ter kennis gebracht worden per aangetekende brief of per e-mail met lees- en ontvangstbevestiging. Om zich geldig op de beëindiging wegens overmacht te kunnen beroepen, dient de aangetekende brief/e-mail verzonden te worden binnen de twee werkdagen nadat er zekerheid bestaat over het bestaan van de overmacht.
10.5 Alle reeds door PAYROLL PLANET geleverde prestaties en gemaakte kosten tot aan de stopzetting van de overeenkomst wegens overmacht, blijven opeisbaar door PAYROLL PLANET.
Artikel 11. Aansprakelijkheid
11.1 PAYROLL PLANET is verantwoordelijk voor de uitvoering van de overeengekomen opdracht. De opdrachtgever kan PAYROLL PLANET enkel aanspreken op contractuele basis, de regels inzake buitencontractuele aansprakelijkheid (boek 6 Nieuw Burgerlijk Wetboek) kunnen niet ingeroepen worden door de opdrachtgever.
11.2 De aansprakelijkheid van PAYROLL PLANET wordt gedekt door haar beroeps-aansprakelijkheidsverzekering.
11.3 De schade waarvoor PAYROLL PLANET aansprakelijk zou kunnen zijn, kan nooit hoger zijn dan de waarde van de overeenkomst.
11.4 Indien de opdrachtgever van oordeel zou zijn dat PAYROLL PLANET aansprakelijk is, zal de opdrachtgever het volledige en afdoende bewijs moeten leveren dat de beweerde schade effectief is ontstaan door een fout van PAYROLL PLANET of haar aangestelden.
11.5 PAYROLL PLANET draagt geen verantwoordelijkheid voor de handelingen of fouten van derden en/of de opdrachtgever zelf, zij is slechts verantwoordelijk voor eigen fouten.
11.6 PAYROLL PLANET is slechts aansprakelijk voor directe schade.
PAYROLL PLANET kan in geen geval aansprakelijk zijn voor eventuele indirecte schade.
11.7 Schade als gevolg van onjuiste, onvolledige, niet of niet-tijdig ontvangen informatie (bijvoorbeeld in het kader van de DFMA-aanvragen) van de opdrachtgever, valt steeds onder de eigen verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. De opdrachtgever verbindt zich ertoe alle nodige en relevante informatie te bezorgen aan PAYROLL PLANET. PAYROLL PLANET is er geenszins toe gehouden controle uit te oefenen op de inhoud, de juistheid en de volledigheid van de gegevens die de opdrachtgever haar verstrekt.
11.8 Het komt eveneens toe aan de opdrachtgever om de uitvoering van de opdracht door PAYROLL PLANET te controleren, ongeacht of deze laatste al dan niet om feedback vraagt. Bij gebreke aan opmerkingen door de opdrachtgever in het kader van deze controleverplichting mag PAYROLL PLANET ervan uitgaan dat alles werd gecontroleerd door de opdrachtgever en bijgevolg zonder wijzigingen verder uitgevoerd kan worden.
11.9 Schade als gevolg van een handeling van PAYROLL PLANET waarvan deze de risico’s geduid heeft aan de opdrachtgever, maar die toch uitgevoerd dienden te worden op uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtgever, valt steeds onder de aansprakelijkheid van de opdrachtgever zelf.
11.10 Indien er zich een schadegeval voordoet, waarvoor PAYROLL PLANET effectief aangesproken kan worden door de opdrachtgever, behoudt PAYROLL PLANET zich het recht voor om in eerste instantie over te gaan tot herstel in natura.
11.11 In geval er sprake is van schade, kan deze geen aanleiding geven tot een opschorting van betaling of niet-betaling van de facturen door de opdrachtgever. Schuldvergelijking met het bedrag van de factuur is uitgesloten.
Artikel 12. Termijnen
12.1 De door PAYROLL PLANET vooropgestelde uitvoerings- en opleveringstermijnen zijn louter indicatief.
PAYROLL PLANET zal echter wel steeds haar uiterste best doen om de overeengekomen termijnen na te komen. PAYROLL PLANET zal hiertoe alle inspanningen leveren die binnen haar mogelijkheden liggen.
12.2 Laattijdige uitvoering kan nooit aanleiding geven tot schadevergoeding of enige aansprakelijkheid in hoofde van PAYROLL PLANET, noch verlenen zij de opdrachtgever het recht om de uitvoering van zijn/haar verbintenissen op te schorten of de overeenkomst te ontbinden.
Artikel 13. Vertrouwelijkheid
13.1 Tenzij noodzakelijk voor de goede uitvoering van de overeenkomst, zullen partijen zowel tijdens de duur van de overeenkomst als na afloop ervan, door om het even welke reden, zich ertoe verbinden om aan niemand enige informatie te geven van persoonlijke of vertrouwelijke aard betreffende de andere partij: en dit eender het belang van deze informatie of de omstandigheden waarin de informatie werd verkregen.
13.2 Voornoemde beperking inzake vertrouwelijke informatie geldt niet voor (i) informatie waarvan de ontvangende partij kan aantonen dat zij voordien reeds kennis had van deze informatie; (ii) informatie die de ontvangende partij rechtmatig heeft verkregen van derden; (iii) informatie die onafhankelijk en voor het verstrekken van de in het kader van deze samenwerking bepaalde informatie werd ontwikkeld; (iv) informatie die door de verstrekkende partij algemeen bekend is gemaakt.
13.3 Bij schending van de vertrouwelijkheids-verplichtingen in het kader van deze algemene voorwaarden, zal de schadelijdende partij de mogelijkheid hebben om de geleden schade te verhalen op de inbreukmakende partij.
Artikel 14. Duur en beëindiging
14.1 De overeenkomst wordt afgesloten voor de duur van de opdracht zoals verduidelijkt in de afzonderlijke overeenkomst tussen partijen. De overeenkomst wordt bijgevolg afgesloten voor een bepaalde duur.
14.2 De beëindigingsmogelijkheden worden verder verduidelijkt in de afzonderlijke overeenkomst tussen partijen.
Artikel 15. GDPR en privacy
15.1 PAYROLL PLANET hecht veel belang aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar contractpartijen. In dit kader verwijst PAYROLL PLANET eveneens naar haar privacyverklaring.
15.2 Op grond van de samenwerking met de opdrachtgever is het mogelijk dat persoonsgegevens worden verwerkt voor de doeleinden zoals voortvloeiend uit de tussen partijen tot stand gekomen overeenkomst.
15.3 De persoonsgegevens zullen alleen verwerkt worden indien dit noodzakelijk voortvloeit uit de uitvoering van de overeenkomst. Indien PAYROLL PLANET persoonsgegevens verwerkt voor andere doeleinden, zal zij hiervoor voorafgaandelijk toestemming vragen.
15.4 De persoonsgegevens worden bijgehouden gedurende de duur van de overeenkomst of zolang dit noodzakelijk is in het kader van de wettelijke verplichtingen van PAYROLL PLANET.
Artikel 16. Intellectuele eigendomsrechten
16.1 Alle intellectuele eigendomsrechten die ontstaan in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst, zijn en blijven exclusieve eigendom van de PAYROLL PLANET, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
16.2 Elk gebruik van deze intellectuele eigendomsrechten door de Klant of derden vereist de voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van PAYROLL PLANET. Zolang geen nadere schriftelijke overeenkomst wordt gesloten met betrekking tot de overdracht van de intellectuele eigendomsrechten tussen Partijen, blijven deze rechten eigendom van PAYROLL PLANET.
16.3 Elk gebruik door de Klant van deze intellectuele eigendomsrechten vereist de voorafgaande toestemming van PAYROLL PLANET, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen tussen Partijen. Daarnaast verbindt de Klant zich ertoe geen enkele handeling te stellen die de intellectuele eigendomsrechten van PAYROLL PLANET kunnen schenden.
16.4 De Klant verbindt zich ertoe de Opdrachtgever onmiddellijk op de hoogte te brengen van elke daad van oneerlijke concurrentie of inbreuk op intellectuele eigendomsrechten waarvan zij kennisneemt.
Artikel 17. Betwistingen
17.1 De opdrachtgever moet zijn/haar klachten met betrekking tot de geleverde diensten en/of facturen per e-mail, met aanduiding van de redenen van protest, kenbaar maken aan PAYROLL PLANET binnen uiterlijk 8 dagen na vaststelling van deze klacht, respectievelijk na factuurdatum. In het geval van klachten in het kader van de geleverde diensten, voegt de opdrachtgever eventueel ook het nodige bewijsmateriaal bij zijn/haar e-mail.
17.2 Klachten schorsen de betalingsverplichting van de opdrachtgever niet. De klachten moeten duidelijk omschreven zijn, zodat PAYROLL PLANET de nodige stappen kan ondernemen om de klachten te verhelpen voor zover deze gegrond zijn.
17.3 Bij gebrek aan klachten wordt de opdrachtgever geacht de geleverde diensten en overgemaakte facturen te aanvaarden.
17.4 Eventuele geschillen worden beslecht door de rechtbanken en hoven van het arrondissement waar de zetel van PAYROLL PLANET gevestigd is. PAYROLL PLANET heeft steeds de mogelijkheid hiervan af te wijken naar goeddunken.
17.5 Uitsluitend Belgisch recht is van toepassing.
***
Versie maart 2025