Vanaf 1 januari 2027 zou in België een algemene verplichting kunnen gelden om de arbeidstijd van werknemers te registreren. De concrete regels moeten nog definitief worden vastgelegd, maar werkgevers doen er goed aan om zich tijdig voor te bereiden.
Volgens de huidige plannen zullen ondernemingen zelf kunnen kiezen op welke manier zij de arbeidstijd registreren. Er zou dus geen verplichting komen om een klassieke prikklok of een welbepaalde softwaretoepassing te gebruiken. Het gekozen systeem moet wel in staat zijn om de werkelijk gepresteerde arbeidstijd op een objectieve en betrouwbare manier vast te leggen.
Minister van Werk David Clarinval bevestigde op 29 april 2026 in de Kamer dat de regering werkt aan een algemene regeling. Werkgevers die nog niet over een geschikt systeem beschikken, zouden volgens de geplande overgangsregeling tot en met 31 maart 2027 de tijd krijgen om zich aan te passen. Zij zouden vanaf 1 april 2027 over een passend systeem moeten beschikken.
Waarom wordt tijdsregistratie ingevoerd?
De Europese Arbeidstijdenrichtlijn legt regels op over onder meer:
- de maximale dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd;
- de verplichte rusttijden;
- de pauzes;
- de dagelijkse en wekelijkse minimumrust.
Om na te gaan of deze regels worden nageleefd, moet kunnen worden vastgesteld hoeveel en wanneer een werknemer effectief heeft gewerkt.
Een registratie van de arbeidstijd kan bovendien een belangrijke bewijsfunctie hebben. De gegevens kunnen bijvoorbeeld duidelijkheid bieden over:
- het aantal werkelijk gepresteerde uren;
- het tijdstip waarop de prestaties plaatsvonden;
- eventuele afwijkingen van het uurrooster;
- de prestaties buiten de normale arbeidsduur;
- eventuele overuren.
De toenemende Europese en nationale druk om de arbeidstijd beter controleerbaar te maken, heeft de Belgische regering ertoe aangezet om een algemene registratieverplichting voor te bereiden.
Voor wie zou de regeling gelden?
De aangekondigde maatregel zou van toepassing zijn op werkgevers uit zowel de private als de publieke sector. Op dit moment is nog niet duidelijk of de definitieve wetgeving een onderscheid zal maken op basis van de grootte van de onderneming of het aantal werknemers.
Het ligt wel voor de hand dat bepaalde categorieën werknemers buiten het toepassingsgebied zullen vallen. Het kan daarbij gaan om werknemers van wie de arbeidstijd door de aard van hun functie moeilijk meetbaar of vooraf bepaalbaar is, of om werknemers die hun arbeidstijd grotendeels zelf organiseren.
Mogelijke voorbeelden zijn:
- werknemers met een leidende functie of een vertrouwenspost;
- handelsvertegenwoordigers;
- huisarbeiders en bepaalde telewerkers;
- werknemers met een mobiele functie.
De definitieve wetgeving zal moeten verduidelijken welke werknemers precies worden uitgesloten en onder welke voorwaarden.
Welke gegevens moeten worden geregistreerd?
De werkgever zou vrij kunnen kiezen hoe de registratie praktisch wordt georganiseerd. Mogelijke systemen zijn bijvoorbeeld:
- een digitale tijdsregistratietool;
- een badge- of kaartensysteem;
- een mobiele applicatie;
- een registratie via de bestaande HR- of payrollsoftware;
- een ander systeem dat dezelfde garanties biedt.
De technologie op zich is niet doorslaggevend. Belangrijk is dat het systeem betrouwbaar weergeeft hoeveel arbeidstijd elke werknemer werkelijk heeft gepresteerd.
Een gepland uurrooster kan daarbij als basis worden gebruikt, maar volstaat op zichzelf niet wanneer er geen rekening wordt gehouden met afwijkingen. Wanneer een werknemer vroeger begint, later eindigt, langer pauzeert of op een ander moment werkt dan gepland, moeten deze afwijkingen op een correcte manier kunnen worden geregistreerd.
Een systeem dat uitsluitend de theoretisch geplande uren weergeeft, zonder mogelijkheid om de werkelijk gepresteerde uren vast te stellen, zal vermoedelijk niet volstaan.
Wat met bestaande verplichtingen?
In bepaalde sectoren en voor specifieke arbeidsregelingen bestaan vandaag al verplichtingen om prestaties of arbeidstijd te registreren. Die regels zouden naast de nieuwe algemene verplichting blijven bestaan, tenzij de toekomstige wetgeving anders bepaalt.
Voorbeelden zijn:
- de registratie van prestaties bij glijdende uurroosters;
- het afwijkingsdocument voor deeltijdse werknemers;
- prestatiebladen en tachografen in de transportsector;
- het geregistreerde kassasysteem in de horeca;
- Check In and Out @ Work in de bouwsector;
- Check In and Out @ Work in de schoonmaaksector;
- Dimona-registratie voor bepaalde activiteiten in de landbouw, tuinbouw en horeca.
Een bestaand systeem kan mogelijk ook worden gebruikt voor de algemene tijdsregistratie, op voorwaarde dat het de werkelijk gepresteerde dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd objectief en betrouwbaar kan aantonen.
Werkgevers zullen daarom moeten nagaan:
- welke gegevens momenteel worden geregistreerd;
- of afwijkingen van de uurroosters worden bijgehouden;
- of de werkelijk gepresteerde uren achteraf kunnen worden gereconstrueerd;
- of de gegevens kunnen worden gekoppeld aan de loonverwerking;
- of het systeem geschikt is voor alle betrokken werknemers en arbeidsregelingen.
Tegen wanneer moet het systeem klaar zijn?
De geplande inwerkingtreding is 1 januari 2027. Volgens het voorontwerp van wet zou er echter een overgangsperiode komen voor werkgevers die op dat moment nog niet over een geschikt registratiesysteem beschikken.
Zij zouden tot en met 31 maart 2027 de tijd krijgen om zich in regel te stellen. Vanaf 1 april 2027 zou het systeem operationeel moeten zijn.
Deze timing is voorlopig. De uiteindelijke datum en de precieze overgangsregels zullen afhangen van de definitief goedgekeurde wetgeving.
Hoe lang moeten de gegevens worden bewaard?
Op basis van de huidige informatie lijkt een bewaartermijn van vijf jaar waarschijnlijk. Deze termijn sluit aan bij de bewaartermijnen die vandaag al gelden voor verschillende sociale documenten.
De definitieve regelgeving zal nog moeten verduidelijken:
- vanaf welk moment de bewaartermijn begint te lopen;
- welke gegevens precies moeten worden bewaard;
- in welke vorm de gegevens beschikbaar moeten blijven;
- aan welke controle- en toegankelijkheidsvereisten het systeem moet voldoen.
Omdat tijdsregistratie persoonsgegevens bevat, moet de werkgever daarnaast aandacht besteden aan privacy en gegevensbeveiliging. Daarbij moeten onder meer de toegangsrechten, de verwerkingsdoeleinden en de bewaartermijnen worden vastgelegd.
Ook de aansluiting met de bestaande HR-, payroll- en afwezigheidsprocessen verdient aandacht.
Waarom nu al starten met de voorbereiding?
De definitieve wetgeving is nog niet beschikbaar. Toch kan de invoering van een tijdsregistratiesysteem een belangrijke impact hebben op de dagelijkse werking van een onderneming.
Werkgevers kunnen nu al een interne inventaris maken van:
- de verschillende categorieën werknemers;
- de toegepaste arbeidsregelingen en uurroosters;
- de bestaande systemen voor tijds- en aanwezigheidsregistratie;
- de afwijkingen tussen geplande en werkelijk gepresteerde uren;
- de mogelijke gevolgen voor de loonverwerking;
- de afspraken rond telewerk, flexibiliteit en overuren.
Op basis daarvan kan worden nagegaan of de onderneming al over een geschikt systeem beschikt of dat bijkomende maatregelen nodig zijn. De definitieve keuze van het systeem en eventuele wijzigingen aan het arbeidsreglement kunnen daarna worden afgestemd op de uiteindelijke wettelijke vereisten.
Mogelijke voordelen voor de werkgever
Een correcte tijdsregistratie is niet alleen een administratieve verplichting. Ze kan ook praktische voordelen opleveren:
- Meer duidelijkheid: geregistreerde prestaties kunnen discussies over werkuren en overuren helpen voorkomen.
- Correctere loonverwerking: de werkelijk gepresteerde uren vormen een betere basis voor de berekening van loon en eventuele toeslagen.
- Betere opvolging van werkbelasting: de gegevens kunnen helpen om structurele overbelasting en onvoldoende rusttijden sneller op te merken.
- Efficiëntere afwezigheidsregistratie: prestaties, vakantie, ziekte en andere afwezigheden kunnen op een meer uniforme manier worden opgevolgd.
- Betere interne organisatie: ondernemingen krijgen meer inzicht in de manier waarop arbeidstijd binnen de organisatie wordt ingezet.
De nieuwe regels zijn nog niet definitief. Werkgevers doen er daarom goed aan om vandaag al hun bestaande processen te analyseren, zonder al onomkeerbare keuzes te maken vóór de definitieve wetgeving bekend is.