Od 1 stycznia 2027 r. w Belgii może zostać wprowadzony ogólny obowiązek rejestrowania czasu pracy pracowników. Konkretne zasady nie zostały jeszcze ostatecznie ustalone, jednak pracodawcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania.
Zgodnie z obecnymi planami przedsiębiorstwa będą mogły samodzielnie wybrać sposób rejestrowania czasu pracy. Nie przewiduje się zatem obowiązku korzystania z klasycznego zegara rejestrującego ani z określonego programu. Wybrany system będzie jednak musiał umożliwiać obiektywne i wiarygodne ustalenie rzeczywiście przepracowanego czasu.
Minister Pracy David Clarinval potwierdził 29 kwietnia 2026 r. w Izbie Reprezentantów, że rząd przygotowuje ogólne przepisy w tym zakresie. Zgodnie z planowanymi przepisami przejściowymi pracodawcy, którzy w tym dniu nie będą jeszcze dysponować odpowiednim systemem, mieliby czas na dostosowanie się do końca marca 2027 r. Od 1 kwietnia 2027 r. powinni już posiadać odpowiedni system.
Dlaczego wprowadza się rejestrację czasu pracy?
Europejska dyrektywa dotycząca czasu pracy określa zasady dotyczące między innymi:
-
maksymalnego dobowego i tygodniowego czasu pracy;
-
obowiązkowych okresów odpoczynku;
-
przerw;
-
minimalnego odpoczynku dobowego i tygodniowego.
Aby sprawdzić, czy przepisy te są przestrzegane, konieczne jest ustalenie, ile i kiedy pracownik faktycznie pracował.
Rejestracja czasu pracy może również pełnić ważną funkcję dowodową. Dane mogą przykładowo dostarczyć informacji na temat:
-
liczby rzeczywiście przepracowanych godzin;
-
godzin, w których praca była wykonywana;
-
odstępstw od harmonogramu pracy;
-
pracy wykonywanej poza normalnym czasem pracy;
-
ewentualnych godzin nadliczbowych.
Rosnąca presja ze strony instytucji europejskich oraz rozwój sytuacji w Belgii skłoniły rząd belgijski do przygotowania ogólnego obowiązku rejestrowania czasu pracy.
Kogo mogą dotyczyć nowe przepisy?
Zapowiadane rozwiązanie miałoby obejmować pracodawców zarówno z sektora prywatnego, jak i publicznego. Na tym etapie nie wiadomo jeszcze, czy ostateczne przepisy będą różnicować obowiązki w zależności od wielkości przedsiębiorstwa lub liczby pracowników.
Można jednak oczekiwać, że niektóre kategorie pracowników zostaną wyłączone z zakresu stosowania nowych przepisów. Chodzić może o osoby, których czas pracy ze względu na charakter wykonywanych obowiązków jest trudny do zmierzenia lub wcześniejszego określenia, a także o pracowników, którzy w dużej mierze samodzielnie organizują swój czas pracy.
Przykładowo mogą to być:
-
pracownicy pełniący funkcję kierowniczą lub funkcję zaufania;
-
przedstawiciele handlowi;
-
chałupnicy oraz niektóre osoby pracujące zdalnie;
-
pracownicy wykonujący pracę mobilną.
Ostateczne przepisy będą musiały precyzyjnie określić, którzy pracownicy zostaną wyłączeni i na jakich warunkach.
Jakie dane trzeba będzie rejestrować?
Pracodawca prawdopodobnie będzie mógł samodzielnie zdecydować, w jaki sposób zorganizuje rejestrację. Możliwe rozwiązania obejmują na przykład:
-
cyfrowe narzędzie do rejestracji czasu pracy;
-
system oparty na karcie lub identyfikatorze;
-
aplikację mobilną;
-
rejestrację za pośrednictwem istniejącego oprogramowania HR lub payroll;
-
inne rozwiązanie zapewniające podobne gwarancje.
Sama technologia nie będzie najważniejsza. Istotne będzie to, aby system wiarygodnie wskazywał, ile czasu każdy pracownik faktycznie przepracował.
Podstawą może być zaplanowany harmonogram pracy, ale sam harmonogram nie będzie wystarczający, jeżeli system nie uwzględnia odchyleń. Jeżeli pracownik rozpocznie pracę wcześniej, zakończy ją później, zrobi dłuższą przerwę lub będzie pracować w innym czasie niż przewidziano, takie odstępstwa powinny być prawidłowo rejestrowane.
System, który pokazuje wyłącznie planowane godziny i nie pozwala ustalić rzeczywiście przepracowanego czasu, najprawdopodobniej nie będzie wystarczający.
Co z istniejącymi obowiązkami?
W niektórych sektorach i w odniesieniu do określonych systemów organizacji czasu pracy już dziś obowiązują szczególne wymogi dotyczące rejestrowania pracy lub czasu pracy. Przepisy te powinny nadal obowiązywać obok nowego ogólnego obowiązku, chyba że przyszłe regulacje stanowią inaczej.
Przykłady obejmują:
-
rejestrowanie czasu pracy przy ruchomych rozkładach czasu pracy;
-
dokument dotyczący odstępstw dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy;
-
karty pracy i tachografy w sektorze transportowym;
-
zarejestrowany system kasowy w sektorze gastronomicznym;
-
system Check In and Out @ Work w sektorze budowlanym;
-
system Check In and Out @ Work w sektorze sprzątania;
-
zgłoszenia Dimona dla określonych rodzajów działalności w rolnictwie, ogrodnictwie i gastronomii.
Istniejący system może być również wykorzystany do celów ogólnej rejestracji czasu pracy, pod warunkiem że pozwala obiektywnie i wiarygodnie ustalić rzeczywisty dobowy i tygodniowy czas pracy każdego pracownika.
Pracodawcy powinni zatem sprawdzić:
-
jakie dane są obecnie rejestrowane;
-
czy odchylenia od harmonogramu pracy są uwzględniane;
-
czy rzeczywiście przepracowany czas można odtworzyć w późniejszym terminie;
-
czy dane można połączyć z procesem naliczania wynagrodzeń;
-
czy system jest odpowiedni dla wszystkich pracowników i stosowanych systemów czasu pracy.
Do kiedy system musi być gotowy?
Planowana data wejścia nowych przepisów w życie to 1 stycznia 2027 r. Zgodnie z projektem ustawy pracodawcy, którzy w tym momencie nie będą jeszcze dysponować odpowiednim systemem rejestracji, mieliby skorzystać z okresu przejściowego.
Mieliby oni czas na dostosowanie się do końca marca 2027 r. Od 1 kwietnia 2027 r. system powinien już działać.
Terminy te mają na razie charakter orientacyjny. Ostateczna data oraz szczegółowe zasady okresu przejściowego będą zależeć od przyjętych przepisów.
Jak długo trzeba będzie przechowywać dane?
Na podstawie obecnie dostępnych informacji prawdopodobny wydaje się pięcioletni okres przechowywania danych. Odpowiada on okresom przechowywania obowiązującym już dziś w odniesieniu do różnych dokumentów socjalnych.
Ostateczne przepisy będą musiały jeszcze wyjaśnić:
-
od którego momentu będzie liczony okres przechowywania;
-
jakie dane dokładnie trzeba będzie przechowywać;
-
w jakiej formie dane powinny pozostać dostępne;
-
jakie wymogi dotyczące kontroli i dostępu będzie musiał spełniać system.
Ponieważ rejestracja czasu pracy wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, pracodawca powinien zwrócić uwagę również na prywatność i bezpieczeństwo informacji. Należy między innymi określić uprawnienia dostępu, cele przetwarzania oraz okresy przechowywania danych.
Warto także przeanalizować powiązanie systemu z istniejącymi procesami HR, payroll oraz rejestracją nieobecności.
Dlaczego warto rozpocząć przygotowania już teraz?
Ostateczne przepisy nie zostały jeszcze przyjęte. Wprowadzenie systemu rejestracji czasu pracy może jednak znacząco wpłynąć na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Pracodawcy mogą już teraz przeprowadzić wewnętrzną analizę obejmującą:
-
poszczególne kategorie pracowników;
-
stosowane systemy czasu pracy i harmonogramy;
-
istniejące systemy rejestracji czasu pracy i obecności;
-
różnice pomiędzy zaplanowanymi a rzeczywiście przepracowanymi godzinami;
-
możliwe skutki dla naliczania wynagrodzeń;
-
zasady dotyczące pracy zdalnej, elastyczności i godzin nadliczbowych.
Na tej podstawie można ocenić, czy przedsiębiorstwo posiada już odpowiedni system, czy też konieczne będą dodatkowe działania. Ostateczny wybór systemu oraz ewentualne zmiany w regulaminie pracy można następnie dostosować do ostatecznych wymogów prawnych.
Możliwe korzyści dla pracodawcy
Prawidłowa rejestracja czasu pracy nie musi być wyłącznie obowiązkiem administracyjnym. Może również przynieść przedsiębiorstwu konkretne korzyści:
-
Większa przejrzystość: rejestrowanie pracy może ograniczyć spory dotyczące godzin pracy i godzin nadliczbowych.
-
Prawidłowe naliczanie wynagrodzeń: rzeczywiście przepracowane godziny stanowią lepszą podstawę do obliczania wynagrodzeń i ewentualnych dodatków.
-
Lepsza kontrola obciążenia pracą: dane mogą pomóc szybciej wykrywać trwałe przeciążenie pracowników oraz niewystarczające okresy odpoczynku.
-
Sprawniejsze zarządzanie nieobecnościami: urlopy, choroby i inne nieobecności mogą być monitorowane w bardziej jednolity sposób.
-
Lepsza organizacja pracy: przedsiębiorstwo uzyskuje dokładniejszy obraz sposobu wykorzystywania czasu pracy w organizacji.
Nowe przepisy nie są jeszcze ostateczne. Pracodawcy powinni jednak już teraz przeanalizować swoje obecne procesy, unikając jednocześnie nieodwracalnych decyzji przed opublikowaniem finalnej wersji regulacji.